Hallintopalveluiden tietovarannot

Hallintopalveluiden hallinnoimat tietovarannot ja asiarekisterit

Rekisterien käyttötarkoitus on asiakirjojen rekisteröiminen, väestötietojen ylläpito, talous- ja henkilöstöhallinnon hoitaminen sekä tietohallinnon järjestäminen.

Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Asianhallintarekisteri (kattaa kaikki toimialat)

Käyttötarkoituksena: asioiden käsittelyn seuranta, päätöshakemisto (esityslistat, pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset), asiakirja- ja arkistohakemisto, sopimustenhallinta ja tietopalvelu.

Tietoaineistot

1. Asianhallinta (diaari) Luettelo vireille tulleista asioista, asioiden käsittelyn ja määräaikojen seuranta, päätösrekisteri, asia-, asiakirja- ja arkistohakemisto.
2. Käsiteltäviin asioihin liittyvät saapuneet ja laaditut/ skannatut asiakirjat ja muut asiakirjat esim. muistiot.
3. Toimielimien esityslistat ja pöytäkirjat sekä pöytäkirjanotteet.
4. Viranhaltijapäätökset
5. Sopimukset, joissa kunta toisena sopijapuolena.

Tietojärjestelmät

Dynasty 10 asianhallintajärjestelmä

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, diaarinumeroa, kiinteistötunnusta, päätöksentekijää (kunnanvaltuusto, kunnanhallitus, lautakunta, viranhaltija), asiasisältöön liittyvää hakusanaa.

Esityslistat, pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset ovat myös saatavilla Kunnan kotisivuilta osoitteesta:

https://kustavi.fi/kunta-ja-hallinto/paatoksenteko/esityslistat-ja-poytakirjat/

Henkilöstörekisteri

Rekrytointi ja palvelussuhteen aikainen asiankäsittely

Tietoaineistot

1. Henkilötiedot
2. Työ/virkasuhteeseen liittyvät tiedot
3. Työhistoria
4. Työvuorosuunnittelu

Tietojärjestelmät

1. Populus henkilöstöhallintajärjestelmä
2. Kuntarekry Rekrytointijärjestelmä
3. Titania Työvuorosuunnittelu

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta.

Luottamushenkilörekisteri

Luottamustoimen hoitamisen kannalta välttämättömien tietojen ylläpito

Tietoaineistot

1. Henkilötiedot
2. Virkasuhteeseen liittyvät tiedot
3. Sidonnaisuustiedot

Tietojärjestelmät

1. Populus henkilöstöhallintajärjestelmä
2. Sidonnaisuusrekisteri

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta.

Taloushallinnon tietovarannot

Taloushallintoon liittyvä asiankäsittely

Tietoaineistot

1. Ostolaskut
2. Myyntilaskut
3. Palkkaukseen, palkkioihin ja korvauksiin liittyvät tiedot
4. Taloussuunnittelu
5. Tilastot

Tietojärjestelmät

1. ProEconomica Premium
2. Populus henkilöstöhallintajärjestelmä

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön/yrityksen nimeä, laskunumeroa, tositenumero, tiliöintitieto (kustannuspaikka, kirjanpidon tili), summa, päivämäärä.

Tietohallinnon tietovarannot

Käyttötarkoituksena tiedonhallinnan suunnittelu, ohjaus ja valvonta sekä sähköisten yhteystietojen ja käyttöoikeuksien hallinta niin henkilökunnan kuin kuntalaisten osalta.

Tietoaineistot

1. Henkilökunnan henkilö ja yhteystiedot
2. Kuntalaisten henkilö ja yhteystiedot
3. Kunnan käytössä olevien järjestelmien lokitiedot
4. Tietosuojaan liittyvät rekisteriselosteet ja selosteet käsittelytoimista

Tietojärjestelmät

1. Office 365 (sisältää toimisto-ohjelmistot ja sähköpostin) ja Kuntanet väestö

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta, järjestelmän nimeä.