Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista sekä asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti. Kustavin kunta muodostaa laissa mainitun tiedonhallintayksikön.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa kuntalaisille yleiskuvaus Kustavin kunnan asiarekistereiden ja palvelujen tiedonhallinnasta. Lisäksi kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita kohdistamaan tietopyyntönsä oikealle viranomaiselle, sekä yksilöimään tietopyynnön sisältö julkisuuslain (621/1999) edellyttämällä tavalla. Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa kunta käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja kunnalla on, palvelee hallinnon avoimuutta.

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.

Asiakirjan tyypistä riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Paperitulosteista voidaan periä maksu.

Asiakirjapyynnön tekeminen Kustavin kunnalle

​Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta.

Kustavin kunnan asiakirjoja koskevat asiakirjapyynnöt suunnataan kunnanviraston keskustoimistoon. Keskustoimistoon saat yhteyden joko sähköpostitse osoitteeseen kustavi@kustavi.fi tai puhelimitse numerosta 02 842 6600

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa.

Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti tai esittää puhelimitse.

Yhteystiedot

Kustavin kunnan keskustoimisto

Keskustie 7

23360 Kustavi

Käyntiosoite yllä

Aukioloajat ma-pe klo 9-15

Asianosaisen tiedonsaantioikeus

Julkisuuslain 11§:n mukaan hakijalla, valittajalla tai muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, jos se voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn.

Asianosaisella ei kuitenkaan ole oikeutta saada sellaista asiakirjaa, josta tiedon antaminen olisi vastoin erittäin tärkeää yleistä etua taikka lapsen etua taikka muuta erittäin tärkeää yksityistä etua.

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoistajoista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin lakisääteisin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja oma henkilöllisyytensä. Kunta voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti kunnan tietopyyntölomakkeella, joka sisältää tietojen pyytäjän allekirjoituksen.

Asianosaisen tiedonsaantioikeutta koskeva pyyntö (JulkL 11)

Sosiaalihuollossa julkisuuslain mukaisia tietopyyntöjä voivat olla esimerkiksi kopion pyytäminen asiakassuunnitelmasta, asiakaskertomuksesta tai terveydenhuollossa lääkärinlausunnot, hoitoyhteenvedot, laboratoriotulokset tai potilaskertomusmerkinnät. Näitä tietoja voi pyytää henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä suullisesti siitä yksiköstä, jossa kirjaus on tehty tai kirjallisella lomakkeella.

Kanta-palveluihin tallennetut terveydenhuollon tiedot ovat luettavissa myös osoitteesta https://www.kanta.fi/omakanta

Allekirjoitettu lomake tulee toimittaa keskustoimistoon. Pyynnön esittäjän on todistettava henkilöllisyytensä.

Vainajan tietojen luovuttaminen

Asiakas- ja potilasasiakirjojen tiedot ovat salassa pidettäviä myös asiakkaan/potilaan kuoleman jälkeen. Vainajan potilastietoja voidaan luovuttaa vain siinä määrin kuin ne ovat välttämättömiä niitä pyytävän henkilön tärkeiden etujen tai oikeuksien selvittämistä tai toteuttamista varten.

Tietoja pyytävällä ei ole oikeutta saada nähtäväkseen rajoituksetta vainajan asiakas- ja potilastietoja. Pyynnössä on aina mainittava henkilötietojen käyttötarkoitus. Vainajan asiakas- ja potilastietoja koskevat tietopyynnöt tulee laatia kirjallisesti ja pyynnön esittäjän on todennettava henkilöllisyytensä.

Lokitietopyyntö

Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain 18 §:n mukaan asiakkaalla on oikeus saada tietää, kuka on käyttänyt häntä koskevia rekisteritietoja ja mikä on ollut käytön peruste.

Selvitystä lokitietojen käsittelystä voi pyytää kirjallisella lomakkeella. Lomake tulee allekirjoittaa omakätisesti ja asiakkaan henkilöllisyys tulee todentaa pyynnön käsittelyn yhteydessä. Myös vainajan tietoja ja lokitietoja koskevat pyynnöt tulee toimittaa keskustoimistoon. Pyynnön esittäjän on todistettava henkilöllisyytensä.