Asiakkaan informoiminen henkilötietojen käsittelystä
Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus velvoittaa rekisterinpitäjän (kunta) informoimaan rekisteröityä (asiakas) hänen henkilötietojensa käsittelystä. Kustavin kunnassa rekisteröidyn informointi toteutetaan sekä rekisterikohtaisten tietosuojaselosteiden että verkkosivuille kootun tiedon avulla. Rekisterikohtaiset tietosuojaselosteet löydät sivun alalaidasta.
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Ylintä vastuuta rekisterinpidosta kantaa kunnanhallitus. Eri hallintokuntien osalta rekisterinpitäjinä toimivat pääsääntöisesti lautakunnat tai sitä vastaavat toimielimet ellei kunnan toimintoja ja tehtävien hoitoa koskevista erityissäännöksistä muuta johdu.
Kustavin kunnanhallitus, Keskustie 7, 23360 Kustavi
Rekisterikohtaisten vastuu- ja yhteyshenkilöiden yhteystiedot löytyvät sivun alalaidasta olevista tietosuojaselosteista.
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Tietosuojavastaava valvoo tietosuoja-asetuksen noudattamista henkilötietojen käsittelyssä. Tietosuojavastaava on henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön ja käytänteiden erityisasiantuntija, joka toimii rekisteröityjen, organisaation henkilöstön ja johdon tukena henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä.
| Nimi | Nimike | Puh | Sähköposti | Soittoajat | Kuvaus |
|---|---|---|---|---|---|
| Samu Raunela | Tietosuojavastaava | 040 1720 522 | tietosuojavastaava@kustavi.fi |
Henkilötietojen käsittelytarkoitus
Kunnan tehtävien hoito perustuu lakiin ja lakisääteisten tehtävien hoitaminen edellyttää useimmiten henkilötietojen käsittelyä. Kustavin kunnassa tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn peruste on siis pääsääntöisesti lakisääteisen velvoitteiden hoitaminen.
Henkilötietojen säilytysajat
Kunnallisten asiakirjojen säilytysaikaperuste määräytyy joko lainsäädännön, Arkistolaitoksen määräysten tai Kuntaliiton säilytysaikasuositusten pohjalta. Kaksi ensimmäistä perustetta ovat velvoittavia ja esimerkiksi pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista määrää Arkistolaitos. Keravan kaupungin asiakirjojen säilytysajat, arkistointi, hävittäminen, sekä salassa pidettävät tiedot on määritelty tarkemmin arkistomuodostussuunnitelmassa ja asiakirjahallintasuunnitelmassa. Asiakirjat hävitetään asiakirjahallintasuunnitelmassa määritellyn säilytysajan päätyttyä tietosuoja turvaten.
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja käsiteltävistä henkilötietoryhmistä
Rekisteröidyllä tarkoitetaan sitä henkilöä, jota henkilötietojen käsittely koskee. Kunnan rekisteröityjä ovat kunnan työntekijät, luottamushenkilöt ja asiakkaat, kuten sosiaali- ja terveyspalveluiden, kasvatus- ja vapaa-aikapalveluiden sekä teknisten palveluiden piirissä olevat kuntalaiset.
Lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi kunnalla käsitellään erilaisia henkilötietoja. Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja, kuten esimerkiksi nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Lisäksi kunnalla käsitellään niin sanottuna erityisiä (arkaluonteisia) henkilötietoja, joilla tarkoitetaan esimerkiksi terveydentilaan, taloudelliseen asemaan, poliittiseen vakaumukseen tai etniseen taustaan liittyviä tietoja. Erityiset tiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä saa käsitellä ainoastaan tietosuoja-asetuksessa erikseen määritellyissä tilanteissa, joita ovat mm. rekisteröidyn suostumus ja rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen.
Henkilötietojen luovuttaminen
Henkilötietojen luovuttamisesta kerrotaan yksityiskohtaisesti rekisterikohtaisissa tietosuojaselosteissa, jotka löytyvät sivun alalaidasta. Pääsääntönä voidaan todeta, että tietoja luovutetaan kunnan ulkopuolelle ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai viranomaisten keskinäiseen yhteistyöhön lakisääteisiin perusteisiin pohjaten. Tietoja ei luovuteta EU-tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Tekniset ja organisatoriset turvatoimet
Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Tietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen. Lisäksi arkistoissa ja työyksiköissä on kulunvalvonta ja ovien lukitus. Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja lukollisissa kaapeissa.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet ja oikeuksien toteuttaminen Kustavin kunnalla on kuvattu sivulla Asiakkaan oikeudet.
Tietosuojaselosteet
- Asianhallintajärjestelmä Dynasty
- Henkilöstön rekrytointi
- Etsivän nuorisotyön asiakasrekisteri
- Iltapäivätoiminnan oppilasrekisteri
- Koulukuljetuksen oppilasrekisteri
- Kuntosalin asiakasrekisteri
- Oppilasrekisteri
- Opiskeluhuoltorekisteri
- Rakennusvalvonnan asiakasrekisteri
- Tapahtumien osallistumisrekisterit
- Kunnan vuokratilojen asiakasrekisteri
- Vaaleissa kotiäänestykseen ilmoittautuneet
- Varhaiskasvatuksen asiakasrekisteri
- Vaskikirjastojen asiakasrekisteri
- Vesihuollon asiakasrekisteri
- Vuokra-asukasrekisteri
- Taloushallinnon henkilörekisteri
- Jätehuollon asiakasrekisteri
- Vapaa-ajan asukkaiden rekisteri